プライバシーポリシー

平成12年4月1日規程第15号

第1条（趣旨）
この規程は、個人の権利利益を保護するため、公益財団法人仙台ひと･まち交流財団（以下「財団」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるものとする。

第2条（定義）
この規程において「個人情報」とは、個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
2 この規程において「文書等」とは、財団の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、財団の職員が組織的に用いるものとして、財団が保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
3 この規程において「保有個人情報」とは、文書等に記録された個人情報であって、財団が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するものをいう。ただし、その存否が明らかになることにより次に掲げるおそれがあるもの及び6月以内に廃棄又は消去することとなるものを除く。
(1) 本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれ
(2) 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれ
(3) 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれ
(4) 犯罪の予防、鎮圧又は操作その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれ
4 この規程において「個人データ」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものを構成する個人情報をいう。
(1) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2) 前号に掲げるもののほか、含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
5 この規程において「保有個人データ」とは、財団が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより第3項各号に掲げるおそれがあるもの又は6月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
6 この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

第3条（財団等の責務）
財団は、個人情報を保護するため必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
2 財団の役員及び職員（以下「役職員」という。）又は役職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しないものとする。

第4条（利用目的の特定）
財団は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
2 財団は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

第5条（利用目的による制限）
財団は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第6条（適正な取得等）
財団は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 財団は、思想、信条又は宗教に関する個人情報及び社会的差別の原因となるおそれがあると認められる事項に関する個人情報を取得してはならない。ただし、財団の事務又は事業の目的を達成するためこれらの個人情報を取得することが特に必要であると認められるときは、この限りでない。

第7条（取得に際しての利用目的の通知等）
財団は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 財団は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 財団は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより財団の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第8条（保有個人情報の正確性の確保）
財団は、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

第9条（安全管理措置）
財団は、その取り扱う個人情報の漏えい、改ざん、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

第10条（従業者の監督）
財団は、その従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第11条（委託先の監督）
財団は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第12条（第三者提供の制限）
財団は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(5) 財団が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(6) 個人データ以外の個人情報については、当該個人情報を提供することについて公益上の必要その他相当の理由がある場合

第13条（保有個人データに関する事項の公表等）
財団は、保有個人データを利用する事務に関し、次に掲げる事項を記載した目録を作成し、本人から閲覧の申出又は内容の照会があったときは、遅滞なくこれに応ずるものとする。
(1) 保有個人データの利用目的（第7条第4項第1号から第3号までのいずれかに該当する場合を除く。）、記録項目、対象者の範囲及び取得先
(2) 次項（利用目的通知の求め）、次条第1項（開示の求め）、第20条（訂正等の求め）又は第24条第1項若しくは第2項（利用停止の求め等）の規定による求めに応じる手続（第31条第1項及び第2項の費用の額等を含む。）
(3) 苦情の申出先
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として財団が別に定めるもの
2 財団は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 前項の規定により当該本人が識別される個人情報の利用目的が明らかな場合
(2) 第7条第4項第1号から第3号までのいずれかに該当する場合
3 財団は、前項の規定に基づき求められた個人情報の利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

第14条（開示の求め）
財団は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の開示（当該本人が識別される個人情報が存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 財団の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 法令に違反することとなる場合
2 財団は、次の各号に掲げる者（以下「相続人等」という。）から、死者を本人とする保有個人情報で当該各号に定める情報に該当するものの開示を求められたときは、その者に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。ただし、開示することにより前条各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(4) 死者の相続人当該死者から相続した財産に関する情報
(5) 死亡当時未成年者であった死者の親権者当該死者に関する情報
(6) 死者の死亡当時における配偶者（婚姻の届出をしていないが当該死者の死亡当時事実上婚姻関係と同様の事情にあった者を含む。）、子及び父母（以下この条において「配偶者等」という。）並びに当該死者に配偶者等がいない場合にあっては当該死者の2親等内の血族次に掲げる情報
イ当該死者の死に起因して相続以外の原因により当該配偶者等又は2親等内の血族が取得した権利又は負うことになった義務に関する情報
ロイに掲げる情報に準じて当該配偶者等又は2親等内の血族と密接に関係があると認められる情報として財団が別に定める情報
3 本人又は相続人等に対する保有個人情報の開示について法令（個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）を除く。以下同じ。）の規定により特別の手続が定められている場合には、当該保有個人情報については、前2項の規定は、適用しない。

第15条（開示の求めの手続）
前条の規定による開示の求め（以下「開示の求め」という。）は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「開示申出書」という。）を財団に提出してしなければならない。
(1) 開示の求めをする者の氏名又は名称及び住所又は事務所若しくは事業所の所在地並びに法人にあっては代表者の氏名
(2) 開示の求めに係る保有個人情報を特定するに足りる事項
(3) 前2号に掲げるもののほか、財団が定める事項
2 開示の求めをしようとする者は、財団に対し、自己が当該開示の求めに係る保有個人情報の本人又はその相続人等であることを証明するために必要な書類で財団が定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
3 財団は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示の求めをした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

第16条（一部開示）
財団は、開示の求めに係る保有個人情報に非開示情報（開示することにより第14条第1項各号のいずれかに該当する個人情報をいう。以下この条において同じ。）が含まれている場合において、非開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができ、かつ、区分して除くことにより当該開示の求めの趣旨が損なわれることがないと認められるときは、当該部分を除いた部分を開示するものとする。

第17条（開示の求めに対する措置）
財団は、開示の求めに係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示の求めをした者に対し、その旨、開示する保有個人情報の利用目的（第13条第2項各号のいずれかに該当する場合を除く。）及び開示の実施に関し必要な事項を書面により通知するものとする。
2 財団は、開示の求めに係る保有個人情報の全部を開示しないときは、開示をしない旨の決定をし、開示の求めをした者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
3 財団は、開示の求めに係る保有個人情報の一部を開示する旨又は全部を開示しない旨の決定をする場合において、開示しないこととされた保有個人情報の全部又は一部について一定の期間の経過により開示することが可能となることが明らかであるときは、その旨を書面により通知するものとする。
4 財団は、第1項の決定をする場合において、開示の求めに係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれているときは、あらかじめ当該第三者の意見を聴くことができる。

第18条（開示決定等の期限）
前条第1項又は第2項の決定（以下「開示決定等」という。）は、開示の求めがあった日の翌日から起算して14日以内にしなければならない。ただし、第15条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 財団は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、前項に規定する期間を延長することができる。この場合において、財団は、開示の求めをした者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。

第19条（開示の方法）
保有個人情報の開示は、書面の交付により行う。ただし、開示の求めをした者の同意があるとき、又は当該個人情報が電磁的記録に記録されている場合であってその性質から書面に出力することが困難であるときは、その他の方法により行うことができる。

第20条（訂正等の求め）
財団は、本人又はその相続人等から、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないという理由によって当該保有個人情報の内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行うものとする。

第21条（訂正等の求めの手続）
前条の規定による訂正等の求め（以下「訂正等の求め」という。）は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「訂正等申出書」という。）を財団に提出してしなければならない。
(1) 訂正等の求めをする者の氏名又は名称及び住所又は事務所若しくは事業所の所在地並びに法人にあっては代表者の氏名
(2) 訂正等の求めに係る保有個人情報を特定するに足りる事項
(3) 訂正等を求める箇所及び訂正等の内容
(4) 前3号に掲げるもののほか、財団が別に定める事項
2 第15条第2項の規定は、訂正等の求めをしようとする者について準用する。
3 財団は、訂正等申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正等の求めをした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

第22条（訂正等の求めに対する措置）
財団は、訂正等の求めに係る保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該訂正等の求めをした者に対し、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を書面により通知するものとする。

第23条（訂正等の決定の期限）
前条の決定は、訂正等の求めがあった日の翌日から起算して30日以内にするものとする。ただし、第21条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 第18条第2項の規定は、前条の決定について準用する。

第24条（利用停止等の求め）
財団は、本人又はその相続人等から、当該本人が識別される保有個人情報が第５条の規定に違反して取り扱われている理由又は第6条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止又は消去（以下「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、その利用停止等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、違反を是正するため必要な限度で、当該保有個人情報の利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 財団は、本人又はその相続人等から、当該本人が識別される保有個人情報が第12条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、その提供の停止に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、当該保有個人情報の第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人情報の第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

第25条（利用停止等の求め等の手続）
前条第1項の規定による利用停止等の求め及び同条第2項の規定による提供の停止の求め（以下「利用停止等の求め等」という。）は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「利用停止等申出書」という。）を財団に提出してしなければならない。
(1) 利用停止等の求め等をする者の氏名又は名称及び住所又は事務所若しくは事業所の所在地並びに法人にあっては代表者の氏名
(2) 利用停止等の求め等に係る保有個人情報を特定するに足りる事項
(3) 利用停止等又は提供の停止を求める内容及び理由
(4) 前3号に掲げるもののほか、財団が別に定める事項
2 第15条第2項の規定は、利用停止等の求め等をしようとする者について準用する。
3 財団は、利用停止等申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止等の求め等をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

第26条（利用停止等の求め等に対する措置）
財団は、第24条第1項の規定に基づき求められた保有個人情報の全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は同条第2項の規定に基づき求められた保有個人情報の全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、当該利用停止等の求め等をした者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

第27条（利用停止等の決定の期限）
前条の決定は、利用停止の求めがあった日の翌日から起算して30日以内にするものとする。ただし、第25条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 第18条第2項の規定は、前条の決定について準用する。

第28条（理由の説明）
財団は、第13条第3項、第16条第1項若しくは第2項、第22条又は第26条の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

第29条（代理人による求め）
第13条2項、第14条第1項若しくは第2項、第20条又は第24条第1項若しくは第2項の規定による求め（以下この条及び次条において「開示等の求め」という。）は、未成年者又は成年被後見人の法定代理人及び開示等の求めをすることにつき本人又はその相続人等が委任した代理人によってすることができる。
2 前項の場合において、財団は、必要と認めるときは、本人又はその相続人等の意思を確認するものとする。この場合において、本人又はその相続人等が反対の意思を表示したときは、財団は、当該開示等の求めを拒否するものとする。
3 前項の場合において、財団は、必要と認めるときは、本人又はその相続人等の意思を確認するものとする。この場合において、本人又はその相続人等が反対の意思を表示したときは、財団は、当該開示等の求めを拒否するものとする。

第30条（開示の求め等の受付）
開示等の求めは、次に掲げる窓口で受け付ける。
(1) 財団総務課
仙台市青葉区大町二丁目12番1号
(2) 仙台市市政情報センター
仙台市青葉区国分町三丁目7番1号仙台市役所内

第31条（手数料）
第19条第1項の規定により書面の交付を受ける者は、当該交付に要する費用を負担するものとする。
2 第19条ただし書の規定により開示を受ける者は、当該開示の方法が電磁的記録の媒体の交付である場合には、当該電磁的記録の媒体の作成に要する費用を負担するものとする。
3 財団は、第1項及び前項の費用の額並びにその徴収の方法を定め、本人の知り得る状態に置くものとする。

第32条（苦情の処理）
財団は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、受付窓口を定めるものとする。

第33条（雑則）
この規程の施行に関し必要な事項は、理事長が別に定める。